Artigo 17 nov 2021

SmartCompliance: Um aliado para o negócio e seus líderes

INTRODUÇĀO

 Enrom, Arthur Andersen, Lehman Brothers, Siemenes, Walmart, Uber, Wolskwagen, Petrobas, Airbus, Deutsche Bank, Google, Facebook, Wirecard, Panama Papers, Pandora Papers, são apenas alguns dos escândalos mais notórios no mundo dos negócios nas últimas décadas. Mais recentemente, em nosso ambiente mais próximo, várias empresas do Ibex estiveram envolvidas em escândalos na mídia e processos judiciais quando certas ações que ocorreram dentro de sua organização foram questionadas. Há muitos outros casos que não têm sido tão comentados por não serem empresas tão relevantes perante a opinião pública e, sem dúvida, muitos outros virão à tona.

As consequências não são as mesmas em todos os casos, mas estão amplamente especificadas em multas, sanções, demissões e/ou privação de liberdade de seus executivos, danos à reputação, proibição de contratação com o setor público, perda de oportunidades de negócios, dificuldades de obtenção de financiamento externo, impacto nas valorizações da bolsa, falta de empenho do seu pessoal e perda de talento e produtividade. Isso sem contar os processos onerosos e exaustivos que as empresas implicam para estar imersas neste tipo de investigação. Nos casos mais extremos, a própria entidade pode desaparecer.

Essas ações afetam gravemente as próprias empresas, mas também causam prejuízos, por vezes irreparáveis, a diversos públicos como clientes, consumidores, fornecedores, poupadores, acionistas, colaboradores, comunidades em que atuam, entre outros. Grupos de interesse, que na maioria dos casos não têm a capacidade de recuperaçāo e a resiliência que as grandes corporações têm.

SmartCompliance: Um aliado para o negócio e seus líderes que define e enquadra a noção de compliance e oferece chaves que facilitarão a criação e manutenção de uma cultura corporativa que promove uma conduta ética e um compromisso com o cumprimento da lei por todos em uma organização.

“As empresas afetam o mundo em que vivemos, para melhor ou para pior”

EXIGÊNCIA SOCIAL E EXIGÊNCIA NORMATIVA

Embora sempre haja um longo caminho a percorrer, o mundo hoje está melhor do que era há 50 anos. Hoje existe uma consciência mais avançada do que há anos quanto ao impacto que o mundo dos negócios causa em seu meio ambiente. A sociedade não tolera mais certos comportamentos. Já não é suficiente cumprir as leis e obter o máximo de benefícios.

Agora se exige isso e muito mais. As empresas devem atuar com ética, ser agentes de mudança e contribuir para a construção de um mundo mais humano, justo e inclusivo. Um bom exemplo disso são os compromissos que muitas empresas adquirem com os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) das Nações Unidas e os requisitos em termos de ESG (Environmental, Social & Governance) que estão se tornando parte essencial da estratégia das empresas.

“Agir com ética nos negócios faz parte da responsabilidade moral de quem faz negócios”

Estamos agora próximos de superar o confronto clássico entre a teoria da primazia dos acionistas e a corrente de capitalismo dos stakeholders ou grupos de interesse. A sociedade exige que as empresas conheçam os demais stakeholders presentes no ecossistema em que atuam, que entendam como são afetados e quais são suas expectativas. A boa notícia é que ter em conta e cumprir as expectativas de outros grupos de interesse além dos acionistas não é incompatível com a máxima empresarial de dar valor ao acionista, muito pelo contrário, hoje e cada vez mais, esta será a chave para garantir o sucesso e empresas sustentáveis ​​ao longo do tempo.

Isso foi demonstrado por diferentes organizações e fóruns econômicos e empresariais, como o Fórum Econômico Mundial, a OCDE, a BlackRock ou a Business Roundtable.

“O mundo dos negócios está mudando rapidamente. Para se manterem competitivas em um mundo em mudança, as organizações devem inovar e se adaptar às novas demandas sociais que exigem fazer parte do já cunhado capitalismo dos stakeholders: a revolução corporativa que já está aqui”

O regulador também fez eco a esta exigência social, dando origem a regulamentações de Compliance muito variadas e cada vez mais exigentes, primeiro no âmbito internacional e posteriormente no entorno nacional, o mais recente no quadro dos Fundos Europeus.

Essa mudança de mentalidade já fez com que muitas organizações revisassem estratégias, questionassem o tipo de liderança de seus executivos, parassem para pensar em quem são seus stakeholders e adquirissem novos compromissos além do exigido por lei. Definir o propósito e os valores da empresa tornou-se uma prioridade para muitos.

No entanto, existe algum ceticismo ou desconfiança por parte dos diferentes grupos de interesse quanto à “seriedade” de certas práticas, por se tratarem de mera fachada. Greenwashing, postura ecológica e eco compliance são termos que já foram cunhados para se referir a práticas fraudulentas ou inconsistências. Quando a confiança dos diferentes grupos de interesse é destruída, recuperá-la novamente envolve esforços titânicos e o dano à reputação é enorme. A inconsistência não é mais perdoada. É essencial passar do storytelling ao storydoing. Passar de mero gasto a investimento e criação de valor. E é aqui que o Compliance eficaz se torna o grande aliado do negócio e de seus líderes.

COMPLIANCE: FUNÇÃO, OBJETIVOS E VANTAGENS

Por que Compliance? Do que falamos quando falamos de Compliance, ou melhor, do que devemos falar?

Compliance é um conjunto de medidas e processos organizacionais que são colocados em prática em uma empresa com um objetivo duplo:

  1. Evitar ou minimizar a ocorrência de condutas indesejadas, sejam elas ilegais ou antiéticas. E se acontecerem, detectar e corrigir o mais rápido possível, minimizando danos à própria empresa e a terceiros.
  2. Incentivar a ocorrência de comportamentos que contribuam para a estratégia, propósito e crescimento sustentável daquela empresa.

A melhor forma de o colocar em prática é através da concepção e implementação de um verdadeiro sistema de gestão que contenha e interligue os componentes necessários, dando especial atenção à criação e manutenção de uma verdadeira cultura de integridade e compliance. O design e implementação personalizados e a sua correta operacionalização com o negócio são fundamentais para o seu sucesso.

“Além de outros benefícios importantes, um sistema eficaz de gestão de integridade e conformidade servirá como uma defesa ou mitigação no caso de surgirem responsabilidades legais para a empresa”

Cada vez mais estudos mostram as vantagens de implementar um sistema de gestão de Compliance eficaz, além de reduzir comportamentos ilegais ou inadequados, representa uma clara vantagem competitiva porque é, e será cada vez mais, valorizado por potenciais investidores, parceiros de negócios, administrações públicas contratantes e entidades financeiras, entre outras.

A implementação de um sistema eficaz de Compliance tem efeitos diretos ao nível da atração e retenção do talento pretendido pela organização, aumentando o empenho, o orgulho de pertencer e, por conseguinte, a assunção de responsabilidades pelos colaboradores. Sem dúvida, a conformidade eficaz tem um efeito direto na reputação. E o que poucos falam, mas é uma realidade é que, se for pensado e implementado como um verdadeiro sistema de gestão, ordena, integra e melhora processos.

Em um estudo publicado pelo LLYC este ano, se evidencia que um Compliance bem desenhado e implantado gera valor e garante o crescimento a longo prazo. É, sem dúvida, um facilitador da sustentabilidade dos negócios.

Resumindo, os benefícios de implementar um Compliance eficaz são muitos e variados. Bem pensado e implementado, deixa de ser um custo para tornar-se um investimento para o presente e para o futuro.

Recentemente, empresas com o tamanho da Repsol, CaixaBank ou Iberdrola, têm estado muito conscientes de que ter um plano de Compliance eficaz para prevenir ou minimizar a ocorrência de determinados atos ilícitos é uma das chaves para resolver positivamente as situações jurídicas.

OBSTÁCULOS E DESAFIOS. DA CONFORMIDADE ESTÉTICA AO COMPROMISSO AUTÊNTICO

No entanto, existem abordagens e obstáculos que dificultam as empresas a conceber e implementar um Compliance que realmente funcione, seja credível e valorizado na organização.

Nossa experiência no mundo da conformidade corporativa e muitas conversas com executivos, diretores e colegas nos ensinaram por que o Compliance acaba nāo funcionando em muitas organizações:

  • Foco exclusivo na regulamentação, que não leva em consideração a ética corporativa, nem as expectativas e crenças dos diversos públicos relevantes.
  • Projetos teóricos e pouco acionáveis, que não fornecem ferramentas para sua implantação, operação, monitoramento e aprimoramento. Não provocam reflexão nem influenciam a tomada de decisões. Eles não são articulados por meio de verdadeiros sistemas de gestão.
  • Visões extremamente legalistas, que não se relacionam nem acima com os órgãos administrativos nem abaixo com o negócio. Frequentemente estão desconectados das pessoas, da cultura e dos valores corporativos.
  • Erro no driver, nos motivos pelos quais as empresas decidem implementar o Compliance. Se a única motivação é evitar sanções, programas de conformidade cosmética e ineficazes serão desenvolvidos e podem se voltar contra a própria organização quando usados ​​como meio de defesa.
  • Não alinhado com a estratégia global ou com as particularidades do negócio. Não leva em consideração as aspirações da organização nem se baseia nos riscos reais de não conformidade e falta de integridade que podem surgir em cada caso particular. Embora o Compliance deva ser conduzido de cima para baixo (do próprio Conselho de Administração), ainda existem muitas empresas que não incluem adequadamente o Compliance em sua estratégia[1].

“O Compliance ainda não se consolidou na esfera estratégica da maioria das empresas”

  • Falta de coerência entre o que é dito e o que é feito (ou percebido). Não há correlação entre o que é declarado em certas políticas, normas e narrativas e o que realmente acontece.

A conformidade é vantajosa, mas também apresenta desafios para os conselhos de administração, CEOs e gerentes. O conselho de administração é responsável por promover a implementação de um sistema de compliance eficaz, sendo também responsável por conhecê-lo e fiscalizá-lo regularmente. Compliance é um pilar de suas funções, tanto na definição e monitoramento da estratégia de longo prazo, quanto na supervisão e controle de riscos.

O CEO e a direçāo têm a responsabilidade de promover uma verdadeira cultura de integridade e conformidade. No entanto, há muita desconhecimento sobre como exercer essa função na prática diária.

Conselhos, bem como CEOs e diretores precisam de recursos para colocar em prática suas responsabilidades em termos de Compliance, e é importante equipá-los com ferramentas que tornem essas responsabilidades tangíveis, que à primeira vista podem parecer muito ambiciosas e pouco específicas.

Funcionários e diretores de nível médio podem sentir que o Compliance não é com eles e que torna seu trabalho difícil. Eles podem sentir que não têm o conhecimento e as habilidades para atingir com sucesso seus objetivos na estrutura de ética e conformidade. Ou podem estar cansados ​​de esforços anteriores fracassados.

A CULTURA DE INTEGRIDADE E CONFORMIDADE: CHAVE PARA O SUCESSO

Uma abordagem abrangente e integrada, que leve em consideração não apenas as obrigações legais, mas também os compromissos voluntários em relação às partes interessadas relevantes, e que se concentre na criação e manutenção de uma verdadeira Cultura de Integridade e Conformidade, permitirá que o Compliance faça parte da organização e esteja presente na tomada de decisões, contribuindo para a estratégia e crescimento do negócio.

Um sistema de gestão de Compliance eficaz posiciona-se como um recurso fundamental para garantir a sustentabilidade do negócio no sentido de maximizar o cumprimento de leis, regulamentos e compromissos, sejam eles tributários ou auto-impostos. Dentro desses compromissos e padrões que se impõem, encontramos os valores e o propósito da empresa, que também têm se destacado nas organizações com vocação para o crescimento e a permanência.

“ Mais importante ainda do que definir o propósito, os valores, as políticas internas e os diversos compromissos adquiridos com os diferentes stakeholders, é estabelecer as medidas e processos adequados para os cumprir”

Muitas empresas, mesmo aquelas que poderiam se orgulhar de ter modelos de Compliance mais maduros, não possuem uma cultura adequada de integridade e compliance. Não devemos perder de vista que os sistemas de Compliance são sistemas de controle de risco, e que o “controle cultural” é o controle mais importante, se não existir ou não for mantido no nível adequado, os demais controles acabam falhando.

Já existe um grande consenso entre estudiosos e especialistas em Compliance sobre a importância da existência e manutenção de uma cultura de integridade e conformidade como um dos componentes ou controles críticos necessários para que um programa de ética e compliance seja considerado eficaz. No mesmo sentido, autoridades e agências reguladoras nacionais e internacionais, bem como nosso sistema judicial, há muito insistem na importância de criar e manter uma cultura de integridade e conformidade como um elemento-chave de defesa para determinar se uma organização tem um programa de conformidade eficaz.

“A cultura, mais do que livros de regras, determina como uma organização se comporta -Warren Buffett”

Apesar da sua importância, muitas organizações ainda não conseguiram concretizar a tão esperada cultura, como reconhecem os executivos de empresas multinacionais e importantes empresas familiares que operam em Espanha no estudo que publicamos no mês de Abril sobre o tema Compliance “Da conformidade estética ao compromisso autêntico”.

Muitas empresas começaram a trabalhar em outros elementos ou componentes mais formais, como políticas escritas, canais de denúncias ou sistemas de sanções internos, mas se esqueceram de desenvolver e manter uma cultura de integridade e conformidade, uma peça fundamental para se falar de conformidade efetiva. Além disso, o fator cultura fortalece e valoriza esses outros controles e elementos mais formais, mas não menos importante por isso.

Essa falta de foco na cultura corporativa denota falta de maturidade em termos de Compliance em alguns países, como a Espanha, que se aproximaram do modelo mais tarde do que outros, como Estados Unidos, Reino Unido e França.

Embora seja verdade que as organizações devam fazer de seus sistemas de conformidade uma parte importante de sua própria cultura corporativa, não é menos do que isso, é um desafio complexo. Não falemos em empresas presentes em diferentes países que terão que adaptar a cultura e os valores corporativos à cultura do próprio país.

Mas, o que significa ter uma cultura corporativa de integridade e conformidade? Empresas, profissionais de conformidade e até mesmo reguladores são desafiados a compreender o que significa uma “cultura de integridade e conformidade”, como implementá-la e como medi-la. Não há dúvida de que é um conceito abstrato que precisa ser definido e esclarecido.

Cultura tem a ver com comportamento. Cultura é a forma como as coisas são feitas em uma organização. As normas, valores, crenças, premissas e práticas compartilhadas em uma organização que se manifestam na forma como as pessoas pensam e se comportam, bem como em nosso comportamento quando ninguém está olhando para nós.

A cultura não é opcional; existe quer gostemos ou não. Qual é a cultura “correta”?

A cultura de cada empresa é diferente, o que não é apenas válido, mas também positivo. Não precisa haver uma cultura “única” e não há razão para determinar o que deve ser a cultura de uma empresa. No entanto, existem padrões mínimos de comportamento ético e conformidade que devem estar presentes em todos.

“É essencial focar na criação e manutenção de uma cultura de integridade e conformidade, onde os funcionários vejam o propósito, consistência e se sintam parte”

CHAVES PARA OBTER

Estas são algumas das chaves que facilitarão a criação e manutenção de uma cultura corporativa que promova uma conduta ética e um compromisso com o cumprimento da lei por todos em uma organização:

  • Equilíbrio adequado entre conformidade regulamentar e conformidade baseada em valores. É importante criar (ou não reduzir) a motivação intrínseca para cumprir e agir com ética nas organizações. Por esta razão, os regimes de sanções e incentivos devem ser moderados e equilibrados, e ser complementados por um propósito e um conjunto de valores éticos fundamentais e explícitos. A boa prática é que os valores, incluindo o propósito, sejam o produto de algum consenso. Propósito e valores devem ser infundidos em toda a organização, em suas políticas, processos e práticas. Justiça organizacional, transparência, honestidade, diversidade, inclusão e manifestação (um ambiente no qual os colaboradores têm a confiança para “falar” e aprender com os erros) são valores especialmente motivadores e promotores de uma cultura saudável e produtiva.
  • Desenho e implementação sob medida para cada organização. Abordagem baseada no risco real, levando em consideração o contexto da organização, seus objetivos e as expectativas de seus stakeholders. Os códigos e políticas devem ser específicos para cada empresa, refletindo as questões legais e éticas que surgem no setor econômico da organização e nos mercados em que atua. É importante compreender as questões e desafios éticos e de conformidade que os funcionários enfrentam no dia a dia.
  • Pode ser acionado por meio de sistemas de gerenciamento de integridade e conformidade que contêm e interconectam todos os elementos de um sistema de conformidade eficaz. É necessário que nos equipemos com todos os componentes necessários:
    • Governança corporativa,
    • Análise e avaliação de risco,
    • Padrões e políticas,
    • Comunicação e conscientização,
    • Educação e treinamento,
    • Recursos Humanos,
    • Terceiros,
    • Canais de denúncias, dúvidas e sugestões,
    • Resposta eficaz,
    • Monitoramento e auditoria
    • Melhoria contínua.

E é necessário que eles se conectem e se retroalimentem. Já existem várias ferramentas e tecnologias inovadoras como a IA (inteligência artificial) que podem ser de grande ajuda não só para auxiliar o componente de “monitorização e auditoria”, mas também para facilitar a necessária ligação e feedback dos diferentes elementos de um sistema de gestão de Compliance.

  • Operacionalização e coerência. O Compliance deve fazer parte da estratégia, do dia a dia dos negócios e, portanto, da tomada de decisões. Para fazer isso, considerações éticas e de conformidade devem ser incorporadas à estratégia e aos processos de negócios. É imprescindível estabelecer processos que garantam que determinados critérios de integridade e conformidade sejam tidos em consideração nos processos de tomada de decisão, nas políticas de contratação de colaboradores e terceiros, nas de promoção interna, bem como nos critérios de fixação de objetivos , cálculos variáveis ​​e outros reconhecimentos. Os programas de incentivos devem ser adaptados para reconhecer e recompensar aqueles que desempenham suas responsabilidades dentro da estrutura de ética e conformidade definida pela organização, e aqueles que desenvolvem novas habilidades neste campo. Tratar de evitar pressão excessiva para cumprir objetivos excessivamente agressivos de redução de custos, aumento de produção e vendas, quando sua realização é quase impossível sem ultrapassar certos limites. Ficar atento também à pressão que certas dinâmicas produzem, como a obrigatoriedade de reportar resultados trimestrais nas empresas listadas na bolsa.

“Se quisermos que a integridade e a conformidade sejam uma realidade em nossa organização, as considerações éticas e de conformidade devem ser claramente valorizadas e reconhecidas”

  • Liderança responsável conduzida de cima. A liderança desempenha um papel importante na mudança de cultura. A influência dos líderes de uma organização no comportamento ético ou antiético de seus membros foi demonstrada empiricamente. É essencial treinar líderes para uma liderança consciente e consistente que desperte o comprometimento e a responsabilidade de todos. Essa liderança deve ser exercida não apenas pelo CEO e a alta liderança, mas também pelos diretores e gerentes. Os líderes devem saber projetar contextos de trabalho que incentivem o bom comportamento. Manter os valores pró-sociais na mente dos funcionários ao tomar decisões reduzirá a probabilidade de transgressões e tornará os funcionários mais felizes e produtivos. Dar o exemplo com o próprio comportamento e não encobrir ou justificar más práticas empresariais são práticas que auxiliam este tipo de liderança. Ou seja, um “tom no topo” expresso de forma explícita, proativa e consistente pelo conselho de administração, executivos sêniores e diretores de nível médio.
  • Engajamento de talentos. No entanto, esteja ciente de que focar apenas no “tom de cima” pode ignorar a complexidade de um assunto como a cultura e sua dinâmica. Uma organização pode pensar que tem um modelo de Compliance fantástico, mas não será o caso se os funcionários não estiverem por trás dele. É importante ressaltar que a cultura é responsabilidade de todos os integrantes da organização. Para isso, as práticas colaborativas, a busca por opiniões e feedbacks são um grande aliado; Você tem que contar com aqueles que dirigem o negócio, tem que fazer com que eles sintam que contam, ouvi-los ativamente, compartilhar o porquê e as consequências, fazê-los ver seu papel e sua contribuição, também o que eles ganham como profissionais. Não se trata apenas de dizer a eles o que é proibido, é preciso explicar o porquê, explicar as consequências e torná-las parte dos potenciais sucessos ou fracassos. O comportamento das empresas só será transformado para melhor se a mudança for escolhida e não imposta. Existem inúmeras técnicas e conhecimentos neste campo para alcançar este compromisso comum.
  • Ciências do comportamento. O Compliance é baseado no comportamento humano, somos as pessoas através do nosso comportamento que geram riscos de não conformidade ou falta de ética nas organizações. O uso de “nugdes” para estimular comportamentos éticos e complacentes traz benefícios importantes, pois despertam a motivação intrínseca de integridade e conformidade que a grande maioria das pessoas possui, despertam nossa atenção e nos tornam mais conscientes de nossas ações (atenção e racionalidade é nem sempre tão presente quanto pensamos). Trata-se de entender como agimos e o que nos move a fazê-lo e usar certas mensagens, em determinados momentos, para estimular certos tipos de comportamento.

“A comunicação eficaz é o melhor capacitador para o comprometimento de nossos colaboradores e a criação e manutenção de uma cultura de integridade e compliance”

  • Comunicação eficaz. Intimamente ligada às duas seções anteriores, a comunicação se posiciona como uma ferramenta poderosa que, quando bem utilizada, nos ajudará como nenhuma outra na criação e manutenção da cultura desejada. Uma comunicação regular e consistente, repetida em todos os níveis da organização, ligada ao negócio e adaptada aos diferentes grupos-alvo de interesse, é essencial para construir confiança e obter apoio. Atua na comunicação escrita e na comunicação verbal, também na comunicação não verbal e indireta. Tudo se comunica e você deve tentar combiná-los para ter credibilidade e alcançar o resultado desejado. Já existe uma grande variedade de técnicas e metodologias para alcançar a eficácia desejada.
  • Função transversal e ao serviço das restantes funções, superando silos e criando eficiências. É fundamental que a pessoa ou pessoas responsáveis ​​pela função de compliance em uma organização sejam pessoas empáticas, que entrem no negócio, que se comuniquem com uma linguagem empresarial, próxima e positiva, evitando linguagem legalista e intimidadora. É preciso conhecer o negócio, entender quem o opera, suas dificuldades e os desafios que enfrentam no dia a dia. Faça com que eles vejam a função de Compliance como um aliado e não como um freio aos seus interesses. Seja firme, mas construtivo. Explique os porquês.
Arturo Pinedo
Sócio e Chief Client Officer Europa
Responsável pelas operações da consultoria em Espanha e Portugal, e com mais de 30 anos de experiência como consultor, Arturo Pinedo é especialista em comunicação de crise e corporativa. Ao longo da sua trajetória profissional, foi responsável pela comunicação de empresas e organizações nacionais e internacionais, e assessorou pessoalmente os seus principais diretivos, tanto no design de estratégias integrais de comunicação como na gestão de riscos. Licenciado em jornalismo e possuidor de um Máster em Marketing & Comunicação, Arturo foi Diretor Geral de Issues Consultores de Comunicación e Diretor na Agencia A. Durante sete anos exerceu a atividade de jornalista nos serviços informativos da emissora Cadena SER. Atualmente é Vice presidente de Dircom (Associação de Diretivos de Comunicação).
Patricia Carretero
Consultor Sênior em Integridade e Compliance Corporativa
Patricia Carretero é formada em Direito pela Universidade Complutense de Madri (UCM). É Mestre em Consultoria Jurídica Empresarial pelo Instituto de Empresa (IE). Certificado pela SCCE (USA) como Compliance & Ethics Professional (CCEP) e como Compliance & Ethics Professional-International (CCEP-I). Mestrado em Compliance Anti-corrupção e Ações Coletivas na IACA (Viena). Antes de trabalhar como consultora, ocupou vários cargos de responsabilidade no mundo corporativo multinacional e em empresas familiares, seu último cargo foi Diretor do Departamento Jurídico Corporativo e Diretor de Conformidade da Coca-Cola Iberian Partners.
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